Herramienta “CONTROL VISUAL” (1ª Parte)

No sería exagerado decir que el concepto “CONTROL VISUAL” está ubicado en el centro de las prácticas conceptuales del estilo de la gestión (management) empresarial japonesa e incluso se puede decir que el éxito empresarial japonés se debe a esta práctica.

Cuando Ud. visita una empresa japonesa, especialmente una fábrica japonesa, le sorprenderá el hecho de ver tantos carteles expuestos en cualquier lugar de la empresa. Además, observará que estos carteles suelen contener dibujos o fotos con frases cortas. ¿Verdad? Entonces, ¿han pensado en por qué? Estoy casi seguro de que sí, si Ud. habitualmente trabaja con empresas japonesas. Porque este hecho llama la atención. Por consiguiente, también, quizás, algunos de Uds. que estén leyendo esta charla hayan preguntado a japoneses el motivo (por qué). ¿No? Ahora, a esas personas que recibieron una explicación sobre el motivo (por qué), les pregunto si les pareció útil e interesante implantar el “Control Visual” en su empresa o no. Quizás, mucha gente entendió que era una práctica de las empresas japonesas, la cual pensaban que no se podría implantar bien en España. Entonces, por favor, lean y participen en lo que les explico en esta charla porque sí se puede implantar en España, y sí, debería implantarlo si quiere mejorar el rendimiento de su empresa. Por supuesto, dedico esta charla a aquellas personas que no saben el motivo (por qué) y también a aquellas personas que entendieron el motivo y pensaron en que sería interesante implantarlo en su empresa, pero no saben cómo. Y así puedan poner en práctica esta maravillosa herramienta de la gestión (management) empresarial japonesa, el “CONTROL VISUAL”.

Para situarnos en el tema, quisiera compartir con Uds. una anécdota. Un día recibí en mi empresa a un abogado socio local (español) de una empresa de consultoría afamada. Después de la reunión inicial que mantuvimos en una de las salas de reunión, fuimos a visitar juntos los talleres de la fábrica. Al entrar en la zona de la fábrica, la primera pregunta que me hizo ese señor era por qué había tantos carteles. Él había visitado muchas fábricas, españolas, alemanas, estadounidenses y japonesas. Pero me decía que le llamaba mucha la atención la cantidad de carteles colgados en las empresas japonesas. Y me preguntaba por qué estaban colgados tantos. Incluso, me preguntaba si los trabajadores los leían, con un tono de tener sus dudas al respecto, es decir “escéptico”.

Le dije que probablemente los trabajadores no miraban los carteles colgados con atención todos los días, pero cuando fuera necesario, los carteles estaban allí para ayudarles. Lo importante no es que los lean todos los días, sino que puedan leerlos cuando sea necesario. Escépticamente, me replicó diciendo si los carteles no serían una decoración más. Le dije que podría ser, pero, aun así, cuando sean necesarios, no es necesario buscarlos. Es algo mejor. Además, según mi opinión, los carteles dan la sensación de una “empresa controlada” a los visitantes. Eso es también un efecto positivo que hace esta práctica. Puede ganar la confianza de clientes y colaboradores, aunque es cierto que la práctica de 5S debe acompañarlo.

En esta anécdota, me gustaría destacar un “concepto” importante que demuestra la diferencia entre España y Japón. Es el concepto “algo mejor”. Aunque no es aconsejable generalizar las cosas, me atrevería a decir que los españoles son “perfeccionistas” con descuidos. Los españoles no se conformaría con “algo mejor”. Buscarán “lo mejor”. De la misma manera si me permiten generalizar sobre los japoneses, diría que ellos saben que no existe nada “perfecto”. Por consiguiente, buscan y se conforman con “algo mejor” con cuidados. Por ejemplo, cuando un contable español presume de que su informe (Pérdidas y Ganancias) es impecable (lo mejor) puesto que las cifras presentadas vienen de enlaces múltiples con las hojas de cálculos complicados. Sin embargo, al presentar su informe por miles de euros, no cuidan los decimales redondeados.

El informe presentado por el contable español

Si se hace un cálculo de las cifras presentadas por miles, el resultado no sale 10, sino 11. Normalmente, no le importa al contable español ese descuadre. Porque las cifras originales son “perfectas”. Eso le basta y el descuadre por el redondeo no le llama la atención.

(En caso muy “atípico”, el contable español podría cambiar el resultado 10 al 11 haciendo un cálculo sobre las cifras de miles, es decir, 100 – 80 – 4 – 5 = 11.)

Sin embargo, un contable japonés elaboraría el informe de la siguiente manera.

El informe presentado por el contable japonés

Usando cifras idénticas, un contable japonés ajustaría la cifra de los “Gastos Explotación” al 5 en vez de al 4. Porque el descuadre le llama la atención y a la vez, le parece excesivo anotar 11 en el “Resultado”, cuando el “verdadero” resultado es un 9,5 (aunque 100 menos 80 menos 4 menos 5 da 11). Teniendo en cuenta esta situación complicada, el contable japonés modificaría la cifra de “Gastos Explotación” aunque no sea el redondeo “adecuado” (redondear 4.498,76 a 5 mil) para conseguir el resultado “adecuado” (es 10 en vez de 11). Es su lógica.

Espero que Uds. entiendan la diferencia con este ejemplo. Los japoneses se conforman con hacer “algo mejor”, pero los españoles creen que lo que hacen es “lo mejor”. De esta manera japonesa, nació el concepto “Kaizen (mejoras)” en Japón, y no en España (el mundo occidental). Es obvio que, si se cree que es perfecto, de ahí no va a surgir ninguna “duda” que podría convertirse en mejoras.

Ahora, dejemos el tema de “Kaizen (mejoras)” para otra ocasión y volvemos a concentrarnos en el “CONTROL VISUAL”.

En resumen, he explicado los 2 motivos para introducir el “CONTROL VISUAL” en sus empresas usando la anécdota arriba contada. Uno es la ventaja de poder obtener la información necesaria leyendo /consultando los carteles colgados cuando sea necesario. El segundo motivo era la ventaja de transmitir la sensación de una “empresa controlada” a todos. Pero no he mencionado el motivo principal que impulsa a los dirigentes japoneses a creer en el “CONTROL VISUAL”: Este motivo es “vigilar a todos por todos”. ¿Qué significa “vigilar a todos por todos”? Literalmente, significa que todos pueden vigilar a todos. Es decir, el “CONTROL VISUAL” permite a todos comprender qué deben hacer y qué no deben hacer. Por consiguiente, todos pueden saber si estamos haciendo las cosas “bien” o no sin necesidad de dar explicaciones. Desde mi punto de vista, este es el mayor y el poderoso motivo que me hace proponerles a Uds. la implantación del “CONTROL VISUAL” en sus empresas.

(continua a la 2ª parte.)

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