“Hou-Ren-Sou (報連相)” Parte 1. “Hou-koku (報告)”, la acción de “Informar”

Entonces, vamos a adentrarnos en la “herramienta”, “Hou-Ren-Sou”

La “Hou-Ren-Sou (報連相)” es una palabra inventada y compuesta por las 3 palabras de actuación. Son;

Hou” es “Houkoku (報告)”. Es la acción de “Informar”.
Ren” es “Renraku (連絡)”. Es la acción de “Comunicar”.
Sou” es “Soudan (相談)”. Es la acción de “Consultar”.

Obviamente, en esta ocasión, no vamos a hablar de qué cada palabra significa “lingüísticamente”, sino que vamos a hablar de qué trata cada acción en trabajos diarios desde la gestión empresarial al estilo japonés.

 

1. “Hou-koku (報告)”, la acción de “Informar”

Primero, vamos a hablar de la acción de “Informar (Houkoku 報告)” en trabajos diarios.

De vez en cuando, o con frecuencia, oigo las quejas de los españoles que trabajan en las empresas japonesas. Dicen que,

  • “Tengo que hacer muchos informes y, además, todos los días.”
  • “Exigen presentaciones para informar.”
  • “Cuando informo sobre algo a los japoneses, siempre dudan de lo que hago (hacemos) porque me (nos) hacen muchas preguntas no sobre el resultado, sino sobre cómo lo hago (hacemos).”
  • “Hacen comentarios negativos o críticos (manifestación de dudas), pero no me instruyen medidas concretas.”
  • “No me parece que confían en mí porque me piden constantemente informes, a pesar de delegarme la función.” etc.

Todo lo que dicen es, de algún modo, cierto desde el punto de vista de los españoles. Sin embargo, me gustaría darles a Uds. otro punto de vista a estas quejas para hacerles comprender la acción de “Informar” al estilo japonés como una herramienta de gestión.

Primero, la acción de “Informar (Houkoku 報告)” es una acción requerida (obligada) por un trabajo instruido o encargado por la persona que ejecuta la instrucción o el encargo hacia la persona que le dio la instrucción o el encargo. Por consiguiente, se puede decir que es la acción entre un jefe y su subordinado, o un cliente y su contratado.

Bajo esa relación, en una empresa japonesa, la acción de “Informar” no significa solo una manera de entregar una información a otros, sino es una “formación” con la cual la empresa intenta hacer a sus empleados crecer. Los japoneses creen que, a través de la acción de “Informar”, se puede cultivar y mejorar la capacidad (habilidad) de la comunicación de sus empleados. Por eso, les piden informes para todos. ¿Han oído la palabra “OJT (On the Job Training)”? En las empresas japonesas, se cree que la manera más eficiente de enseñar o aprender es haciéndolo en trabajos reales.

Entonces, ¿para y por qué se necesita cultivar y mejorar la capacidad (habilidad) de la comunicación en la gestión empresarial al estilo japonés?

Cómo la esencia de la gestión empresarial japonesa arraiga en la creencia de que la empresa es de las personas que trabajan en ella, la forma de gestionar una empresa al estilo empresarial japonés no es ordenar, sino convencer a sus empleados para que todos miren y “remen” en la misma dirección. Las empresas japonesas no se basan en el “carisma” de un individuo, sino en la “sensatez” de un colectivo. (Véase el documento “Estilo de management” para los detalles de este punto.) Esta “sensatez” del colectivo se consigue solo cuando convenza a otros. La creencia empresarial japonesa es que, si dice y hace lo correcto, se puede convencer a todos. Y los japoneses piensan que, si no convence a otros, no estamos haciendo lo correcto y se puede mejorar. Entonces, mejoremos. Así, funcionan las cosas en las empresas japonesas. Por eso, la acción de “informar” está demandada en todas las ocasiones posibles en las empresas japonesas como una herramienta de la gestión empresarial (management), no como una ocasión de entregar informaciones a otros. Este hecho hace que los españoles se quejan de la cantidad de informes que están obligados a hacer. No obstante, me gustaría decirles que no se quejen y aprovechen las ocasiones para crecerse con la acción de “Informar”.

Ahora, para que la acción de “Informar” sea una clase para todos los empleados, es indispensable que haya “maestros”. No me refiero a que las personas que escuchan informes o presentaciones tengan que ser “expertos” del asunto del que habla el informe o la presentación. Bastaría ser “razonables” y con sentido común para comprender lo correcto. Porque lo más importante para ser “maestros” no es el conocimiento, sino la capacidad de observación que detecta la anomalía del informe o la presentación, aunque parezca una cosa trivial. Por consiguiente, la actitud de los “maestros” no es solo escuchar el informe o la presentación para enterarse del asunto tratado o aprobar su conclusión, sino también encontrar la debilidad de la teoría lógica presentada por el informe o la presentación. Incluso, en las empresas japonesas, los matices del tamaño y tipo de letras, colores, o fotos, gráficos usados en el informe o la presentación entran en la categoría de esa debilidad. Es decir, les importa a los japoneses si se ve bien o no. Como está explicado en otro documento (*1), debido a que los japoneses están educados en el idioma japonés, sin darse cuenta aprenden y adquieren la capacidad de detectar diferencias, aunque estas sean muy pequeñas. Por eso, Uds. no comprenden por qué los japoneses les preguntan tantos y sobre cosas aparentemente no tan importantes. Y empiezan a dudar si les entienden o no se fían de Uds.

(*1) El capítulo 2 de 2. Saber la capacidad de los japoneses para detectar pequeños detalles (Documento: 3 claves para triunfar en una empresa japonesa).

Por ejemplo, un día encontré a un empleado “molesto”, o incluso puedo decir que estaba un poco “enfadado”. El motivo era que él no entendía por qué su director japonés le llamó la atención también, en vez de solo felicitarle por lo que hizo, cuando le presentó su mejora enseñándole la foto de “antes” y la de “después”. Según el empleado, su director japonés le dijo, “Gracias”, pero a continuación le dijo, “¿Por qué no está el carro en su sitio?, cuando el carro mencionado salió accidentalmente salió en la foto de la mejora y nada que ver con el asunto.

Lo ocurrido es impensable en la acción de “Informar” al estilo español. Porque el “Informar” es meramente la ocasión de entregar informaciones a otros y lo que va a recibir es sobre lo que se informa. Mientras la acción de “Informar” al estilo japonés es la ocasión de aprender o enseñar y lo que recibe es cualquiera cosa que le hace crecer.

Confieso que, a decir la verdad, he sufrido y sufro todavía de cómo los españoles escriben los informes o hacen las presentaciones desde mi punto de vista japonés. Francamente hablando, me atrevo decir que una presentación que hace un empleado de una empresa PYME japonesa es incluso mejor que la que se presenta en seminarios “profesionales” organizados por los bufetes de abogados. Por consiguiente, no estoy hablando de la “elocuencia”, sino de la “forma”.
¿De qué forma (o manera) estoy hablando? :

¿Se acuerdan de mi teoría explicada en el mismo documento arriba citado (*2)? La estructura mental de pensamiento de los españoles es “1=+1+1-1”. Por consiguiente, el informe o la presentación de los españoles dice solo lo que quieren decir, y Uds. insisten en lo bueno (los puntos positivos) de la idea manifestada en su informe o su presentación, es decir, intentan “vender su idea” diciendo solo las ventajas que creen que su idea daría. Porque Uds. creen que su idea es la mejor y no ven ningún punto negativo. Por consiguiente, la acción de “Informar” al estilo español es el escenario de un mercado, “Comprar o Dejar”.

Sin embargo, la acción de “Informar” al estilo japonés no es dar la opción de “Comprar o Dejar”, sino que es propiciar la ocasión en que se mejora la idea informada o presentada. Los japoneses intentan personalizar su informe o presentación, incluso el tamaño o el color de las letras, pensando siempre en quién será la persona que lo leerá o escuchará. De esta manera, será más adecuado para la comprensión de dicha persona y será más fácil de obtener la ayuda en mejorar la idea con sus preguntas o comentarios constructivos en vez de negativos. Cada vez que escriba un informe o haga una presentación más, se aprende y mejora la capacidad (habilidad) de la comunicación. Por consiguiente, el primer consejo para la forma de la acción de “informar” es aprender el hábito de pensar en la persona que lee el informe o escucha la presentación.

Al otro lado, para los españoles, la acción de “Informar” no requiere ese cuidado puesto que piensan que si le gusta a la persona que lee el informe o escucha la presentación, lo comprará, si no, lo dejará y punto.

En resumen, la acción de “Informar (Houkoku 報告)” al estilo japonés no es solo entregar informaciones a otros, sino también formar a sus empleados en una empresa. Por consiguiente, si Uds. quieren mejorar el nivel de la plantilla de su empresa, aprovechen (o promueven) las ocasiones de informar y practiquen la acción de “Informar” al estilo japonés, independientemente de que sea “formal” o sea “informal”.

 

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