“Hou-Ren-Sou (報連相)” Parte 2. “Ren-raku (連絡)”, la acción de “Comunicar”

2. “Ren-raku (連絡)”, la acción de “Comunicar”

Ahora, vamos a hablar de la acción de “Comunicar (Renraku 連絡)” en trabajos diarios.

Me gustaría repetir mi observación inicial que escribí al comenzar esta charla. Es cierto que hoy en día disponemos de muchas herramientas de Tecnología Informática (Email, WhatsApp, Facebook, Twitter, etc.) que supuestamente nos ayudan en la comunicación. Sin embargo, me parece que la verdad es otra. Estamos lejos de mejorar la comunicación entre personas. Estamos usando estas herramientas meramente como un medio de entregar información “unilateralmente”, cuando y como nos convenga, sin pensar en la conveniencia de los otros que la reciben. Por consiguiente, lamentablemente, no están de verdad ayudando a la comunicación. La realidad que están creando estas herramientas de Tecnología Informática (Email, WhatsApp, Facebook, Twitter, etc.), por el uso que damos a esas es, si coinciden los intereses, la comunicación es “inmediata”, pero si no, no hay forma de saber “cuándo”. En otras palabras, las herramientas de Tecnología Informática están sirviendo para agrupar a la gente por intereses y gustos, pero no para formar un “equipo” cuando existan o aparezcan intereses diferentes. Paradójicamente, se dice “conectados”, pero la realidad es “desconectados” con la parte con quien no compartimos los mismos intereses o gustos. Por consiguiente, las herramientas de Tecnología Informática (Email, WhatsApp, Facebook, Twitter, etc.) están actualmente dividiendo la sociedad por interés o por gusto, en vez de unir las partes contrapuestas de la sociedad.

Lo que pasa en la sociedad pasa también en las empresas. Es decir, el hecho de introducir o implantar las herramientas de Tecnología Informática (Email, Skype, charts etc.) en una empresa no está mejorando la comunicación. Al contrario de lo que se cree y se pretende por esas medidas, quizás, se esté empeorando la comunicación, puesto que las herramientas de Tecnología Informática están usadas para permitir a sus trabajadores pensar que se están comunicando con otros por el simple hecho de enviar sus mensajes. En la realidad, están confundidos. La acción de “Comunicar” no es sinónimo de enviar sus mensajes. Por ejemplo, Ud. envía su mensaje a un compañero. Si el compañero no lo lee, ¿se puede decir que Ud. se ha comunicado con el compañero? Aún si lo lee, pero, si no le contesta nada, ¿se puede considerar que hay una comunicación entre Ud. y su compañero? En ambos casos, no existe una “verdadera” comunicación entre Ud. y su compañero. Solo existe una acción de “echar una pelota a otro tejado”. Esto no es la comunicación. Lamentablemente, el uso actual de las herramientas de Tecnología Informática es así. No está fomentando la comunicación “verdadera” y “constructiva” para formar un equipo de trabajo en la empresa.

Entonces, ¿qué es la acción de “Comunicar”?

Primero, la acción de “Comunicar (Renraku 連絡)” es diferente de la acción de “Informar (Houkoku 報告)por no limitarse a la relación entre un jefe y su subordinado, o un cliente y su contratado. La acción de “Comunicar” debe ser efectuada para todos los interesados posibles. Y la clave de esta acción se concentra en la frase, “todos los interesados posibles”. Es decir, primero de todo, la “calidad” de la acción de “Comunicar” dependería de la elección de personas a quien se hace la comunicación.

Por consiguiente, el primer punto de la comprensión de la acción de “Comunicar (Renraku 連絡)” comienza con entender que la acción de “Comunicar” no vale para nada si no se dirige la comunicación a las personas interesadas.

Aquí aparece el verdadero dolor de cabeza. Es decir, ¿quiénes son las personas interesadas? Es una pregunta muy difícil de contestar, pero le aseguro que el éxito o la eficacia de la acción de “Comunicar” dependerá de este punto. La acción de “Comunicar” pretende que Ud. quiera dar información a unas personas para que esas personas gestionen la información entregada por Ud. En este sentido, difiere de la acción de “Informar (Houkoku 報告)”. Con la acción de “Comunicar”, Ud. espera algo (o alguna reacción) de las personas que reciben su información, mientras que cuando se lleve a cabo la acción de “Informar”, no se espera nada, en principio. En otras palabras, la acción de “Comunicar” es la acción que Ud. quiere hacer, mientras que la acción de “Informar” es su obligación. (Véase el capítulo 1.“Hou-koku (報告)”, la acción de “Informar”.)

El segundo punto de la comprensión de la acción de “Comunicar (Renraku 連絡)” se concentra en la pregunta, “cuándo”. Se puede decir que la “calidad” de la acción de “Comunicar” dependería tanto de la selección de las personas interesadas como de la elección del momento en el que Ud. entrega la información. Por ejemplo, si Ud. diera la información a las personas seleccionadas “demasiado tarde” (es decir, al recibir la información ya no pueden hacer nada con la misma), estrictamente hablando, no se podría llamar la acción de “Comunicar”. Sería más bien acción de “Informar”, puesto que no habría ninguna consecuencia por esta acción. Por consiguiente, en cuanto a la comprensión de la acción de “Comunicar (Renraku 連絡)”, es importante reconocer que la acción de “Comunicar” no existe si no hay una reacción al recibir la información. Y es el deber de la persona que realiza la acción de “Comunicar” saber si hay reacción o incluso, saber qué reacción ha habido.

Desde este punto de vista, he manifestado anteriormente que el uso de las herramientas de Tecnología Informática no está mejorando la comunicación en una empresa. Porque, en muchas ocasiones, estas herramientas están siendo usadas para entregar la información a más gente de lo debido como testigo o justificación y sin esperar nada de la reacción de la parte que reciben la información. Con esta acción sobredimensionada, se inunda la empresa con tanta información y se pierde la sensación y la sensibilidad de qué debe hacerse. Cada uno va a su interés por estar desbordado y perdido. Por consiguiente, no se está fomentando la comunicación “verdadera” y “constructiva” para formar un equipo de trabajo en la empresa.

En mi opinión, la acción de “Comunicar (Renraku 連絡)debe servir para formar un equipo de trabajo. Porque el verdadero ejercicio de la acción “Comunicar” conlleva la selección de los miembros del equipo y la atención de ellos a la información compartida con el fin de tomar alguna acción oportuna. Esto es el equipo de trabajo que soluciona problemas de la empresa juntos. Por consiguiente, comprender y practicar bien la acción de “Comunicar” es muy importante para cualquier empresa.

Para finalizar este capítulo de la acción de “Comunicar (Renraku 連絡)”, me gustaría manifestar mi opinión personal y “particular”. Algunos libros o algunas enseñanzas “comunes” sobre “Comunicar (Renraku 連絡)” de la “Hou-Ren-Sou (報連相)” afirman que no se deben incluir opiniones o suposiciones a la hora de “Comunicar”, pero no me parece importante. Al contrario, me parece importante que Ud. comunique sus opiniones y suposiciones a otros. En mi opinión, debe asumir la iniciativa de la acción de “Comunicar” y hacerlo así. Como he mencionado anteriormente la acción de “Comunicar” debe servir para formar un equipo de trabajo. En el equipo de trabajo, debe existir un ambiente de expresión libre con respeto y sin la barrera de cargos organizativos con el fin de encontrar la mejor idea. En ese ambiente, lo más necesitado es una iniciativa de los miembros. Por eso, en mi opinión, es bueno que tome la iniciativa la persona que lleva a cabo la acción de “Comunicar”.

Es cierto que hay riesgos de omitir o distorsionar alguna información “importante” al comunicar opiniones y suposiciones. Pero, en principio, esos riesgos son asumibles y trabajando en equipo, esos riesgos desaparecerán al ser examinado lo comunicado por todos los miembros del equipo.

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