Herramienta “CONTROL VISUAL” (2ª Parte)

¿Qué es el verdadero “CONTROL VISUAL”?

Primero, la definición que me gustaría dar al “CONTROL VISUAL” es la siguiente. El “CONTROL VISUAL” es la manera de perfeccionar el “control interno” aprovechando la atención de todos los empleados mostrando a los empleados “lo que debe hacer y lo que no debe hacer” públicamente a la visita. Un control significa comparar lo que está ocurriendo con lo que debe ocurrir, es decir, detectar desviaciones. Si un control depende de una sola persona, aunque el criterio sea muy uniforme, cuando esa persona no esté no habrá control. En cambios si el controlador “somos todos”, tendremos un control “constante”. Y, si además, se puede entender visualmente el criterio sin necesidad alguna de explicación, el criterio estará compartido por todo el mundo. La práctica del “CONTROL VISUAL” lo hace posible. Por eso, el “CONTROL VISUAL” es muy útil para sus empresas.

Entonces, ¿cómo se implanta la idea del “CONTROL VISUAL”?

En cierta medida, la práctica del “CONTROL VISUAL” está extendida en España también. Por ejemplo, son los colores de los contenedores de basura, los señales con dibujos, en vez de letras, etc. Es decir, se usan colores y dibujos para que todo el mundo entienda lo que es. Esto es el inicio de la práctica del “CONTROL VISUAL”. 

Lo más importante del “CONTROL VISUAL” es que todo el mundo entiende lo que quiere controlar solo con una mirada, si es posible. Por ejemplo, Uds. verán una gran cantidad de suelos marcados en las fábricas japonesas. De esta manera, se notará algo, por ejemplo, si un caro no esté en su sitio. Es un típico ejemplo del “CONTROL VISUAL” en las fábricas. Otro ejemplo es el hecho de pintar un lugar de almacenaje con 3 colores, verde, amarillo y rojo en fila.

Estos colores indican el nivel de existencias y advierten al comprador de la necesidad de reponer el material. Es un control interno “perfecto”. Todo el mundo puede entender el estado de las existencias y la necesidad de pedírselo al proveedor correspondiente.

Algunas personas pueden pensar que eso es solo aplicable a una fábrica. Pero no es así. Por ejemplo, abren la puerta de su armario, allí están colocados sus archivos, ¿verdad? Si Ud. saca un archivo y después de consultarlo, quiere devolverlo a su sitio, ¿cómo averigua el sitio correspondiente? ¿Depende de su “buena” memoria?, ¿no le importa dónde?, ¿lo coloca dónde sea?, en este último caso, ¿no perderá Ud. el tiempo buscando este archivo la próxima vez?

La práctica del “CONTROL VISUAL” resuelve este problema y mejora la gestión de archivos ahorrando un tiempo “precioso”. ¿Cómo? Por favor, vean los siguientes dibujos.

Una simple línea amarilla (esta vez) puesta diagonalmente en los archivos como arriba está indicado soluciona el problema. “Visualmente”, todo el mundo sabrá que falta un archivo y dónde falta. Si se cambia el color por tema, se verán archivos mal colocado. De esta manera, Ud. no pierde el control de los archivos.

Espero que Uds. entiendan que el “CONTROL VISUAL” no es solo aplicable a una fábrica, sino a todos.

Ahora, para poner en práctica el “CONTROL VISUAL”, me gustaría subrayar un “aspecto” importante del “CONTROL VISUAL” desde mi punto de vista. Ese aspecto es lo de “hacer ver cosas”. Por ejemplo, el control visual aplicado en la gestión de archivos arriba explicado es completamente efectivo solo cuando los archivos estén a la vista. Es decir, si los archivos están colocados dentro de un armario con puertas ciegas (no se ve dentro), su efectividad se reduce considerablemente, puesto que no está a la vista. Recuerdan que la definición del “CONTROL VISUAL” ofrecida arriba incluyó la siguiente frase;

aprovechando la atención de todos los empleados mostrándoles “lo que debe hacer y lo que no debe hacer” públicamente a la visita “  

Por consiguiente, estrictamente hablando, si no está “públicamente a la vista”, no se puede llamar como el “CONTROL VISUAL”, puesto que el poder del control disminuye drásticamente por no estar vigilado por todo el mundo. Aquí se esconde un secreto del “CONTROL VISUAL”. El secreto es hacer público las cosas que se quieren controlar. El problema de control, en general, es que nadie sabe qué está pasando o lo saben solo unas cuantas personas. Hagan público todas las cosas que quieren controlar. Esto es la clave para conseguir éxitos empresariales. En la realidad, si quieren que sus empresas tengan éxitos, lo que deben hacer es practicar el “CONTROL VISUAL” en el plan de negocio de sus empresas también. De esta manera, todo el mundo sabrá qué rumbo tomará la empresa y todo el mundo vigilará la marcha del plan de negocio. Antiguamente, era una virtud hacer cosas sin decirlas. Pero actualmente, esa forma es criticada como cobardía, ya que no se sabe si se ha conseguido lo que se propusieron, igual, menos o más. Ahora lo que se aplaude es decir lo que se quiere hacer antes de hacerlo y conseguir lo que se dijo. Se puede decir que esta manera es una derivación del concepto del “CONTROL VISUAL”. Si Uds. comprenden bien el “CONTROL VISUAL”, sabrán por qué lo digo.

Hay más cosas que puedo comentar sobre el “CONTROL VISUAL” y profundizarlo. Pero lo dejaré para otras ocasiones y termino esta charla confirmando que el “CONTROL VISUAL” es una herramienta poderosa que ha contribuido a la creación del cimiento del estilo japonés de la gestión empresarial.

Es bueno, fácil y eficaz. ¿Por qué no lo implantan en sus respectivas empresas?

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